Guía para optimizar el flujo de compras (2024)

En el mercado competitivo actual, un software BPM es una herramienta indispensable para cualquier empresa que busque optimizar su rendimiento a través del diseño y la automatización de flujos de trabajo, como por ejemplo, los procesos de compras.

En éste artículo abordaremos la automatización de solicitudes de compras mediante un software BPM como Qflow, brindándote una guía de buenas prácticas para que lleves tu empresa al siguiente nivel.

¿Qué es el flujo de compras?

El flujo de compras es un proceso comercial que permite automatizar y monitorear la adquisición de bienes y servicios por parte de colaboradores de la empresa. El proceso establece los pasos y acciones necesarios a recorrer por cualquier solicitud de compras, sin importar lo adquirido, estandarizando la ruta transitada por el usuario solicitante.

El proceso de compras beneficia a las empresas porque evita las adquisiciones innecesarias, fraudes, gastos o pérdidas financieras por compras no programadas. Además, optimiza los tiempos de respuesta al asignar usuarios responsables a la respuesta de cada tarea, sistematizando el análisis y la aprobación de cada solicitud.

Un flujo de compras diseñado y gestionado con una herramienta de BPM es fundamental para un intercambio exitoso con los proveedores, estableciendo un cronograma para llevar a cabo los procesos empresariales correctamente.

Beneficios de optimizar el flujo de compras

Al optimizar los procesos de compras con una herramienta BPM, tu organización disfrutará de una serie de beneficios que impulsarán su competitividad:

Menor costo: Como toda automatización, dejar atrás la gestión manual de los procesos de compras implica una reducción de gastos dentro de la empresa. A la vez, la documentación de los procesos mediante una herramienta BPM simplifica sustancialmente el monitoreo de los flujos, disminuyendo los costos también en esa área.

Tiempos de respuesta más cortos: Los procesos automatizados se resuelven con mayor agilidad que aquellos gestionados manualmente. Con un diseño de flujo efectivo, cada colaborador conoce su rol y tarea, pudiendo ejecutarla de manera eficiente y sin imprevistos.

Estandarización: El flujo de compras garantiza que todos los colaboradores involucrados en las solicitudes de compras sigan una serie de pasos uniformes para la gestión de los procesos, disminuyendo el margen de error y optimizando el seguimiento de cada transacción.

Mayor eficiencia: Optimizando tiempo y recursos destinados a las solicitudes de compras, el flujo de trabajo automatizado resulta en una mayor eficiencia para la organización.

Principales desafíos que enfrentan las empresas

La dificultad de las empresas que se encierran en procesos y flujos de compras difíciles de llevar a cabo, decanta en reducción de ingresos, influyendo además en la deficiencia de los empleados.

Estos sistemas obsoletos representan un enorme desafío, sobre todo si tenemos en mente la competitividad, el nivel de exigencia y expectativas. Una forma de evitar la pérdida de competitividad dentro del mercado, es la transformación de los procesos y la automatización de solicitudes de compra

Etapas clave en el proceso de solicitud de compra

El proceso de solicitud de compra se encuentra constituido por las siguientes etapas claves:

1. Ingreso de la solicitud

El primer paso de todo proceso de compras es la necesidad de un bien o servicio. Una vez que se decide adquirirlo, el colaborador debe dirigirse a su proveedor o buscar uno que ofrezca lo que necesite. Durante esta búsqueda, el comprador compara las opciones en base a los plazos y precios que los proveedores poseen, seleccionando el que complete todas las expectativas.

Asegurado el presupuesto, el colaborador debe completar el formulario de solicitud de compras. En él, especificará el bien o servicio a adquirir, su costo estimado, el motivo por el que solicita el gasto y cualquier otra información que la organización considere pertinente para evaluar la solicitud. El envío de este formulario inicia automáticamente el flujo de compras.

2. Aprobación

Un primer usuario responsable recibe la tarea de evaluar la solicitud de compras, sopesando la urgencia de su adquisición y el presupuesto disponible. Además, debe verificar que la solicitud cumpla con las políticas y procedimientos internos de la organización.

Si la solicitud es rechazada, se procede a la notificación del usuario iniciador. En cambio, si recibe una aprobación inicial, el proceso continúa, transitando las autorizaciones requeridas en base al monto total del gasto.

3. Orden de compra

Una vez aprobada la solicitud, se inicia la orden de compra al proveedor seleccionado, detallando cantidad, precio y características del producto o servicio que va a solicitar.

Por otro lado, también se deberá suministrar los datos informativos de la empresa, como datos fiscales y bancarios, condiciones de pago y de entrega.

4. Factura / pago del proveedor

Para constatar la compra, el vendedor elaborará una factura que irá con el producto o servicio durante la entrega, para ser procesada por el departamento de pagos.

5. Entrega y recepción

Al entregarse los productos (o servicios) adquiridos, un colaborador será responsable de revisar en detalle el envío, fiscalizando que coincida con la orden de compra emitida.

Además, el colaborador deberá registrar la recepción para monitoreo de la organización y, en caso de detectar alguna discrepancia o problema, deberá comunicarlo inmediatamente al proveedor y al departamento correspondiente para iniciar un reclamo.

Qflow BPM para solicitudes de compra

Qflow es un destacado software de BPM (Gestión de Procesos de Negocio) diseñado para gestionar eficazmente la gestión de compras y otros procesos empresariales. Esta solución de vanguardia proporciona una plataforma integral que permite a las organizaciones optimizar y automatizar las solicitudes de compra.

Con las soluciones BPM para compras de Qflow, las empresas pueden simplificar la creación, revisión, aprobación y seguimiento de solicitudes de compra. Esto representa una ventaja competitiva, resultando en una mayor eficiencia operativa y una toma de decisiones más informada. Además, ofrece herramientas de análisis y generación de informes, lo que ayuda a tener un mejor sistema de control de compras, gestionando de forma efectiva los recursos disponibles.

Los pasos para implementar un proceso de solicitud de compras con Qflow son:

Paso 1: Mapeo

En primer lugar es preciso definir los eventos y tareas que el proceso va a recorrer desde la recepción de la solicitud hasta la adquisición del bien o servicio.

Una vez estipulados los pasos, deberán asignarse responsables para cada etapa, asociando roles a cada tarea. En este paso podrán definirse reglas de asignación automática, que ayudarán a evitar cuellos de botella y sobrecarga de trabajo en los distintos equipos de la organización.

Paso 2: Automatización

El segundo paso es trasladar el mapeo inicial a notación BPMN, a través de la herramienta de diseño de Qflow: Qflow Design. Allí, el proceso ideado cobrará forma de flujo de trabajo, configurando cada actividad, evento y compuerta.

En este paso también podrán definirse recordatorios, alertas y un control de tiempo por etapas, en busca de reducir los tiempos de respuesta y optimizar la eficiencia del proceso.

Paso 3: Iteración

Una vez automatizado, el proceso deberá transitar una etapa de iteración , para verificar que el proceso implementado cumpla con las expectativas y los requerimientos estipulados en el mapeo inicial.

Sin embargo, la etapa de iteración no se limita a una primera prueba, sino que se prolonga en un refinamiento iterativo, que abarca el testeo sistemático y las consecuentes correcciones periódicas hasta garantizar la optimización del proceso.

Paso 4: Puesta en producción

Cuando el proceso se encuentra listo para utilizarse, llega la puesta en producción. Allí se identifican y configuran todos los usuarios que participarán en el proceso de compra, asignando los roles específicos definidos en el diseño y brindando los permisos pertinentes.

Además, se verifica que el proceso esté configurado para integrarse a otros sistemas de la empresa imprescindibles para la gestión de compras, como el sistema de inventario o de contabilidad.

Por último se proporciona documentación de respaldo al proceso de compra, incluyendo procedimientos operativos y políticas de la empresa.

Paso 5: Capacitación

La capacitación de los usuarios del proceso debe abarcar el manejo de la herramienta elegida (en este caso, Qflow), así como un conocimiento avanzado de las etapas y roles en la gestión de compras.

Para facilitar la etapa de capacitaciones, Qflow ofrece un curso que cubre los temas necesarios para comenzar a utilizar la herramienta. Tiene una duración de 24 horas y requiere un tiempo mínimo equivalente de prácticas para su aprobación.

Buenas prácticas para optimizar el flujo de compras

Implementar estas buenas prácticas puede llevar a una gestión de compras más eficiente y efectiva, beneficiando a toda la organización.

1. Comenzar con una idea clara del proceso. Identifica las necesidades y objetivos de la organización y detallarlos en el mapeo del flujo. Esto ayudará a definir los pasos del proceso con precisión, estandarizando el proceso para mayor eficiencia.

2. Establecer con claridad la información requerida en la solicitud. El formulario de solicitud de compras determina la eficiencia del proceso. Es preciso adquirir toda la información necesaria desde el inicio del flujo, para evitar el intercambio de correos y mensajes que prolonguen la resolución del proceso. Asegúrate que el formulario requiera el ingreso de la descripción del producto o servicio a adquirir, la cantidad, el costo, los datos del proveedor y términos de pago.

3. Tener presente el presupuesto disponible. Controla estrictamente los gastos aprobados en relación al presupuesto del área, evitando sorpresas en los balances periódicos. Un control adecuado del presupuesto es esencial para una gestión financiera saludable.

4. Capacitar metódicamente a los colaboradores. Cada usuario que interactúe con el proceso de compras, ya sea en la emisión de una solicitud como en el rol responsable de su aprobación, debe haber sido capacitado para su uso. Sin una capacitación efectiva, el proceso no será utilizado correctamente y no se lograrán los resultados esperados. Las capacitaciones no pueden hacerse de forma apresurada y deberían contemplar siempre el tiempo para la resolución de dudas y el repaso de conceptos.

5. Monitorear. Realiza análisis periódicos de los datos del proceso para identificar fallas, potenciales cuellos de botella, tendencias y áreas de mejora. Este análisis puede ayudar a identificar oportunidades para optimizar el proceso de compra, reducir costos y mejorar las relaciones con los proveedores.

Conclusión

Adoptar un flujo de trabajo para solicitudes de compra automatizado mejora notablemente la performance en la gestión de compras, fortaleciendo el posicionamiento de tu organización dentro del mercado.

Prueba Qflow hoy y descubre las oportunidades que un proceso de compras óptimo brindará a la gestión de tu empresa.